5 tips para gestionar talleres efectivos

By 30 octubre, 2019 Herramientas
Herramientas de la cocreadora

En la innovación una de las acciones más visibles son los talleres. Algunas personas realizan talleres a través de procesos como Desing Thinking, Desing Sprint u otras metodologías, sin embargo, esto no significa que estemos innovando ya que es simplemente una facilitación de un proceso para que algún día lo generado en estos espacios de conversaciones e ideas se convierta en innovación. A partir de lo anterior, cabe aclarar que los talleres son un paso imprescindible pero no exclusivo. 

A continuación, te daremos los 5 tips más importantes que debes de tener en cuenta a la hora de facilitar un taller. Ten en cuenta, que un taller es solo una actividad dentro de un proceso de innovación. 

#1 Gestión de los resultados

Aquí es donde empieza todo, pregúntate: ¿qué es lo queremos conseguir con este taller? ¿generar ideas? ¿aprender algo sobre el cliente? ¿definir la nueva estrategia de mercadeo?, enfoca el objetivo del taller. 

Saber escoger bien el tema del taller es clave, pues te ayudará a entender en qué punto del proyecto estas, qué vas a conseguir, qué no podrías adquirir de otra manera y cómo ese resultado alimenta tu proceso. 

Esta claridad es muy importante para ayudar a ajustar las expectativas de los participantes. Esto quiere decir que es importante comunicarles previamente los objetivos y el por qué de la invitación para que tengan claro porqué se les invita. Esto hará que en el taller puedan están más participativos y activos. 

#2 Gestión de las personas

Muchas veces vemos los talleres como un conjunto de herramientas y metodologías a implementar pero, si no reconocemos, conectamos y tenemos en cuenta a las personas, el taller no funcionará. 

Aquí tenemos que hacer una investigación previa para saber quiénes son los participantes o  quiénes podrían serlo; este punto es clave, pues elegir a las personas adecuadas para resolver el reto, es esencial. 

Explora los perfiles en general de las personas participantes y revisa que experiencia tienen del tema que vas a tratar. Es importante que todos los participantes puedan estar en la “misma página” sobre el tema a abordar. Si es un taller de exploración, tal vez eso no sea necesario, pero sí es importante saber qué tienen en mente del tema a tratar. 

#3 Gestión de la experiencia

Al hablar de la gestión de la experiencia estamos pensando desde las metodologías y herramientas que se emplean hasta el espacio, sonido y olores que puedan haber en el espacio de trabajo del taller. La experiencia empieza desde que se invita a las personas y termina cuando se les envía los resultados, un informe o una comunicación de cierre. 

La experiencia es el proceso que diseñamos para que las personas puedan aportar, reflexionar y/o generar las conversaciones e ideas que estamos esperando en el espacio de trabajo. Entonces, como proceso tenemos que ser conscientes de los diferentes momentos que estamos creando para los participantes, ¿cómo van a recibir el email de convocatoria? ¿en qué espacio se dará la dinámica? ¿cuál es el momento álgido del proceso?, estas preguntas son vitales para enriquecer la experiencia de los actores. 

En los talleres suelen haber momentos de expectativa, reflexión, creación y de aprendizaje, que se van intercalando a lo largo de la experiencia, así que defínelos para ser conscientes qué experiencia estás generando. 

#4 Gestión del conocimiento 

La gestión del conocimiento es algo muy importante en el proceso de un taller, pero muchas veces no lo tenemos en cuenta. Este tip, tiene que ver con el proceso de generar conocimiento, desde el compartir información hasta la creación de algo nuevo. 

Los talleres inician siempre con compartir información que hable sobre el tema que se está abordando, qué sabemos y qué no sabemos del reto, qué actores hay involucrados, etc. Con estas aclaraciones podemos asegurar que todos estén en la misma página. Esa información es la que va evolucionando a medida que avanza el taller porque la gente va conversando, reflexionando y creando nuevas visiones de ese reto. 

Nathan Shedroff ya hace más de 20 años, nos contaba cómo es el proceso de transformación de los datos a la sabiduría, algo que se conecta directamente con los talleres pues en estos se da continuamente la construcción de conocimiento. 

#5 Gestión de la magia 

Este es el punto que diferencia a los facilitadores correctores de los facilitadores excepcionales, pues es aquí donde se integran todos los puntos anteriores con las habilidades del facilitador para generar una experiencia única. Del mismo modo, hay que tener en cuenta que un taller nunca se desarrolla 100% cómo lo imaginamos pues siempre hay matices, comentarios, situaciones que se dan durante el proceso que hacen que sea diferente a los demás espacios.  

En el diseño no podemos tener en cuenta todas las reacciones, comentarios o ideas que vayan a surgir en el proceso, por eso es necesario que la magia suceda. Esta magia tiene que ver con que la gente se conecte con la conversación, con el propósito del espacio y a partir de ahí generar cosas excepcionales. 

Cuando las personas están conectadas con la dinámica del taller surgen momentos como: ¡ajá! o ¡eureka!, por ende, al finalizar se puede observar la sonrisa en la cara de los participantes y es aquí donde se puede decir que hubo magia.

En conclusión, facilitar talleres no es solo realizar unas fichas o rellenar unos canvas, al contrario, tiene que ver con crear una experiencia que ayude a las personas a convertirse en canales para traer ideas y pensamientos que dinamicen las conversaciones anheladas y así generar el conocimiento deseado de la sesión. 

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